Votre Google Drive (ou votre SharePoint, Dropbox, OneDrive) est plein à craquer. Des dossiers dans des dossiers, des versions “final-v7-ok2”, des fichiers introuvables pile au moment où il faut répondre vite. Pis pourtant, tout est “là”. En théorie.
Le problème, c’est que votre drive, c’est pas une base de connaissance IA. C’est un espace de stockage. Pis cette différence-là change pas mal tout.
Drive vs base de connaissance IA : ce qui manque pour vrai
Un drive sait faire deux affaires : stocker pis classer. Mais une base de connaissance IA, elle, doit faire plus : structurer, relier, retrouver et expliquer.
Concrètement, un drive ne sait pas :
- Comprendre ce qu’il y a dans vos fichiers (au-delà du nom pis du type de document)
- Relier une présentation à un courriel, une vidéo, une décision, un contexte
- Répondre à une question précise sans que vous ayez à ouvrir 12 documents
- Gérer la connaissance qui se cache dans des formats “pas simples” (vidéos, audio, PDF scannés, comptes rendus)
- Garantir la cohérence pis la mise à jour (qu’est-ce qui est vrai aujourd’hui, au juste?)
Résultat : on “a de la donnée”, mais pas du savoir vraiment exploitable.
Les 5 symptômes d’un drive qui devient ingérable
Si vous cochez 2 ou 3 points, vous êtes déjà rendu en mode “chaos” :
- Vous cherchez souvent un document… en demandant sur Slack/Teams
- Vous refaites des contenus déjà existants “parce que c’est plus simple”
- Vous savez pas trop quelle version est la bonne
- Les nouvelles personnes prennent des semaines à comprendre “comment on fait ici”
- Vous avez de l’info précieuse dans des vidéos, des réunions, des PDF… mais personne la réutilise
À ce stade-là, le drive sert de grenier. Pas de mémoire. Pas de base de connaissance.
Pourquoi l’IA ne “répare” pas un drive comme par magie
On pourrait se dire : “Ok, je mets un chatbot par-dessus Drive pis c’est réglé.”
Dans la vraie vie, l’IA a besoin d’une chose : un corpus propre pis exploitable. Si vos documents sont mal nommés, mal organisés, doublonnés, avec des infos qui se contredisent, l’IA va :
- répondre de façon vague
- mélanger des infos
- vous faire perdre confiance
- pis au final… vous renvoyer sur Google + Drive + votre intuition
Pour qu’une base de connaissance IA fonctionne, faut préparer le terrain : indexation, structuration, règles d’accès, mise à jour, pis surtout une logique de “source de vérité”.
Ce qu’une base de connaissance IA fait mieux qu’un drive
Une vraie base de connaissance IA, ça transforme vos fichiers en système vivant.
Elle permet :
- D’indexer automatiquement le contenu (pas juste les titres)
- D’ajouter du contexte : qui parle, quand, sur quel sujet, à propos de quoi
- De retrouver une info à la question (“Quel est notre processus de validation?”) plutôt qu’au fichier
- De croiser les formats : texte, PDF, vidéo, audio, pages web
- De sécuriser pis cloisonner : une base par équipe, par projet, par niveau de confidentialité
- D’éviter les hallucinations : l’IA répond à partir de vos sources, pas “au feeling”
En bref : on passe d’un stock de fichiers à une mémoire consultable.
Comment passer du drive à une base de connaissance IA
Pas besoin de tout recommencer à zéro. Faut surtout changer d’approche.
Commencez simple :
- Identifiez un périmètre utile (ex : support client, RH, processus internes, doc commerciale)
- Rassemblez les sources clés (docs, PDF, gabarits, vidéos, comptes rendus)
- Faites un minimum de ménage : supprimez les doublons évidents, renommez les documents critiques
- Importez pis indexez dans un outil pensé pour ça
- Testez des requêtes concrètes, celles que les équipes posent pour vrai au quotidien
- Ajoutez graduellement : une base “propre” + une base “vrac” (souvent, c’est le meilleur combo)
Le bon signal : quand le monde arrête de demander “t’as-tu le doc?” pis commence à dire “je peux-tu vérifier dans la base?”
Et “faire mieux”, ça ressemble à quoi avec narratheque.io ?
Si l’objectif, c’est de sortir du chaos Drive sans perdre le contrôle, narratheque.io a justement été pensé pour ça : créer une base de connaissance IA à partir de vos contenus, même quand ils sont variés (PDF, vidéo, audio, liens, documents internes).
L’idée, c’est pas “d’ajouter un outil de plus”. C’est de donner enfin une structure consultable à ce que vous avez déjà.
Vous avez pas besoin de produire plus. Vous avez besoin de retrouver, réutiliser pis sécuriser ce qui existe déjà.
Conclusion
Un drive, c’est un endroit où on range.
Une base de connaissance IA, c’est un endroit où on comprend.
Si votre organisation produit beaucoup de contenus, la question n’est plus “où stocker”. C’est : comment rendre ce savoir accessible, fiable pis réutilisable.
Narrathèque passe en version 2, c’est le bon timing pour essayer toutes les nouveautés.
