Pourquoi votre « Drive » n’est pas une base de connaissance (et comment faire mieux avec l’IA)

Votre Google Drive (ou votre SharePoint, Dropbox, OneDrive) déborde. Des dossiers dans des dossiers, des versions “final-v7-ok2”, des fichiers introuvables au moment où il faut répondre vite. Et pourtant, tout est “là”. En théorie.

Le problème, c’est que votre drive n’est pas une base de connaissance IA. C’est un espace de stockage. Et la différence change tout.

Drive vs base de connaissance IA : ce qui manque vraiment

Un drive sait faire deux choses : stocker et classer. Mais une base de connaissance IA doit faire plus : structurer, relier, retrouver et expliquer.

Concrètement, un drive ne sait pas :

Comprendre ce qu’il y a dans vos fichiers (au-delà du nom et du type de document)
Relier une présentation à un mail, une vidéo, une décision, un contexte
Répondre à une question précise sans que vous ouvriez 12 documents
Gérer la connaissance qui se cache dans des formats “difficiles” (vidéos, audio, PDF scannés, comptes-rendus)
Garantir la cohérence et la mise à jour (qu’est-ce qui est vrai aujourd’hui ?)

Résultat : on “a de la donnée”, mais pas de savoir exploitable.

Les 5 symptômes d’un drive qui devient ingérable

Si vous cochez 2 ou 3 points, vous êtes déjà en mode “chaos” :

Vous cherchez souvent un document… en demandant sur Slack/Teams
Vous refaites des contenus déjà existants “parce que c’est plus simple”
Vous ne savez pas quelle version est la bonne
Vos nouveaux arrivants mettent des semaines à comprendre “comment on fait ici”
Vous avez de l’info précieuse dans des vidéos, des réunions, des PDFs… mais personne ne la réutilise

À ce stade, le drive sert de grenier. Pas de mémoire. Pas de base de connaissance.

Pourquoi l’IA ne “répare” pas un drive par magie

On pourrait se dire : “Ok, je mets un chatbot au-dessus de Drive et c’est bon.”

Dans la réalité, l’IA a besoin d’une chose : un corpus propre et exploitable. Si vos documents sont mal nommés, mal organisés, doublonnés, avec des contenus contradictoires, l’IA va :

répondre de façon vague
mélanger des infos
vous faire perdre confiance
et au final… vous retourner sur Google + Drive + votre intuition

Pour qu’une base de connaissance IA fonctionne, il faut préparer le terrain : indexation, structuration, règles d’accès, mise à jour, et surtout une logique de “source de vérité”.

Ce qu’une base de connaissance IA fait mieux qu’un drive

Une vraie base de connaissance IA transforme vos fichiers en un système vivant.

Elle permet :

D’indexer automatiquement le contenu (pas seulement les titres)
D’ajouter du contexte : qui parle, quand, sur quel sujet, à propos de quoi
De retrouver une info à la question (“Quel est notre process de validation ?”) plutôt qu’au fichier
De croiser les formats : texte, PDF, vidéo, audio, pages web
De sécuriser et cloisonner : une base par équipe, par projet, par niveau de confidentialité
D’éviter les hallucinations : l’IA répond à partir de vos sources, pas “au feeling”

En bref : on passe d’un stock de fichiers à une mémoire consultable.

Comment passer du drive à une base de connaissance IA

Pas besoin de tout refaire. Il faut surtout changer d’approche.

Commencez simple :

Identifiez un périmètre utile (ex : support client, RH, process internes, documentation commerciale)
Rassemblez les sources clés (docs, PDFs, templates, vidéos, comptes-rendus)
Nettoyez un minimum : supprimer les doublons évidents, renommer les documents critiques
Importez et indexez dans un outil pensé pour ça
Testez des requêtes concrètes, celles que les équipes posent vraiment au quotidien
Ajoutez progressivement : une base “propre” + une base “vrac” (souvent la meilleure combinaison)

Le bon signal : quand les gens arrêtent de demander “t’as le doc ?” et commencent à demander “je peux vérifier dans la base ?”.

Et “faire mieux”, ça ressemble à quoi avec narratheque.io ?

Si l’objectif est de sortir du chaos Drive sans perdre le contrôle, narratheque.io a justement été pensé pour ça : créer une base de connaissance IA à partir de vos contenus, même quand ils sont variés (PDF, vidéo, audio, liens, documents internes).

L’idée n’est pas “d’ajouter un outil de plus”. C’est de donner enfin une structure consultable à ce que vous avez déjà.

Vous n’avez pas besoin de produire plus. Vous avez besoin de retrouver, réutiliser et sécuriser ce qui existe.

Conclusion

Un drive est un endroit où l’on range.
Une base de connaissance IA, c’est un endroit où l’on comprend.

Si votre organisation produit beaucoup de contenus, la question n’est plus “où stocker”. C’est : comment rendre ce savoir accessible, fiable et réutilisable.

Narrathèque passe en version 2, il est temps d’essayer toutes les nouveautés.